INFORME ADMINISTRATIVO

Informe de Diana Hernandez

¿QUE ES UN INFORME?

Un informe administrativo es un escrito destinado a dar criterio para acciones de carácter operativo en las organizaciones: compras, contrataciones, pagos, cambios de procedimientos, etc.

CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION

Ø  Tratar un solo tema por informe

Ø  Redactar en forma clara, precisa concreta y concisa

Ø  Usar tratamiento respetosos y cortes

Ø  Redactar en forma impersonal

Ø  Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización

Ø  Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas

Ø  Elegir el lenguaje técnico adecuado, asi como el tono para presentar hechos

¿PARA QUE SE UTILIZA?

De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el tramite tenga en cuenta los siguientes usos:

Ø  Regular o aclarar una situación

Ø  Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos

Ø  Tramita, desarrollar o agilizar un asunto

Ø  Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente

Ø  Impugnar o corregir una situación

Ø  Presentar detalles sobre un aspecto determinado

CLASES DE INFORMES

Los informes pueden ser:

a)    resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas
b)     informe corto, que consta de una a 10 páginas

c) informe extenso, de 11 páginas en adelante.

Existen informes periódicos y esporádicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad.

Entre ellos tenemos: comerciales, técnicos, de actividad, de gestión, de proyectos, de investigación o financieros

RESUMEN EJECUTIVO

Este tipo de informe breve se usa para:

Ø   informar sobre el desarrollo de un evento organizacional,-

Ø   dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos

Ø  reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión

Ø   dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación

Ø   presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación,

Ø elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria),grupo de personas o de un individuo.

RECOMENDACIONES

Se recomienda que el resumen incluya:

Ø  Encabezamiento, conformado por razón social, dependencia, número o código, Título, lugar de origen y fecha de elaboración. 

Ø  Autoría del resumen ejecutivo

Ø   Objetivos 

Ø  Numerales o temas

Ø   Conclusiones y recomendaciones

Ø  Firma

PARTES

Razón social

Sólo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organización. En este caso se ubica dentro de los tres o cuatro centímetros del margen superior de la hoja, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida.

Dependencia

Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen. Se escribe dejando de cero a una interlínea libre del margen superior de la hoja (3 cm ó 4 cm), con mayúscula inicial y sobre el margen izquierdo.

Código

Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia. Véase el numeral 4.5.2.

Título

Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlíneas libres de la dependencia, con mayúsculas y centrado.

Lugar de origen y fecha de elaboración

Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 ó 3 interlíneas libres del título, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Véase el numeral 4.5.3.

Autoría del resumen ejecutivo

Contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial, seguido de dos puntos, se escribe a dos interlíneas libres de la fecha, precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable. Los datos de la fecha de elaboración y del responsable del resumen se tabulan a dos espacios de la expresión más larga. En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si están en igual condición de autoría, se relacionan por orden alfabético de apellido.

Objetivo

El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propósito de los mismos. Se pueden enunciar en un solo párrafo o presentarlos así: De dos a tres interlíneas libres del último responsable del resumen y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayúscula sostenida. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo. Cuando hay varios objetivos, se enumeran y enuncian a interlineación sencilla, conservando retabulación.

Temas o numerales

El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios temas precisos y sucintos. Si es más de uno, se enumeran y enuncian. Se inician a dos interlíneas libres después del último renglón del párrafo anterior y después del título, se deja una interlínea libre para digitar el texto correspondiente.

Conclusiones

 Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo, dos interlíneas libres del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia a dos interlíneas del título.

Nombres, cargos y firmas

 Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar. El nombre sea nota en mayúscula sostenida, de cuatro a cinco interlíneas libres del último párrafo y a continuación se escribe el cargo.

EJEMPLO DE INFORME ADMINISTRATIVO SEGUN LA GTC 185